Waarom je Salesforce moet integreren met een document management systeem

mrt 12, 2021
  • sales and Marketing
  • IT
  • operations

Dankzij het CRM-platform Salesforce weet je alles over de interacties tussen jouw organisatie en afzonderlijke klanten. Maar ondertussen zoek je je suf naar een belangrijk contract, essentiële product informatie of een cruciale factuur voor een specifieke klant. Op die manier hebben jij of je collega’s niet het totale klantbeeld waar ze behoefte aan hebben. Het integreren van Salesforce met een documentmanagementsysteem biedt uitkomst.

Salesforce optimaliseert elk bedrijfsproces waarbij klantinteractie plaatsvindt, zoals marketing, sales, commerce en klantenservice. In die processen ontstaan diverse soorten documenten die van alles vertellen over een bepaalde klant, product of dienst. Vaak bewaart iedere medewerker of afdeling die documenten op verschillende locaties of in diverse systemen.


Geen echt 360 graden klantbeeld

De afdeling Finance slaat bijvoorbeeld de inkoop- en verkoopfacturen op in een ERP-systeem, terwijl de afdeling Services haar productbeschrijvingen en certificaten opslaat in de cloud. Ondertussen bewaart de afdeling Verkoop alle klantovereenkomsten op een server. En alle e-mails met bijlagen van klanten en leveranciers verdwijnen in een onvindbaar archief. Deze situatie is een verre van ideaal en resulteert in informatiesilo’s. Het totaalbeeld van klanten en producten ontbreekt, ondanks het gebruik van Salesforce. Dus hoe los je dat probleem op?

Oplossing: integreer Salesforce met xECM

Om alle klantcontactinformatie én belangrijke bijbehorende documenten samen te brengen, kun je Salesforce integreren met een documentmanagementsysteem. Dankzij OpenText Extended Enterprise Content Management (xECM) voor Salesforce krijgen gebruikers op basis van hun rol toegang tot de relevante informatie én documenten. Ze hoeven niet te zoeken naar de juiste contracten, inkoopvoorwaarden, facturen, foto’s, Excelsheets en andere documenten, want de stukken zijn direct vanuit Salesforce bereikbaar. Dat biedt een heleboel concrete voordelen:

  1. Consistente user experience
    Gebruikers hoeven niet meer te switchen tussen verschillende applicaties, omdat er een volledige integratie is met de Salesforce Lightning user interface.
  2. Naadloze data-integratie
    xECM genereert automatisch metadata op basis van Salesforce Business Objects. . Dat draagt bij aan de vindbaarheid van documenten en bespaart bovendien veel tijd, omdat handmatig invulwerk overbodig wordt.
  3. Eenvoudig informatie met derden delen
    xECM maakt gebruik van Salesforce Community Cloud voor het eenvoudig delen van data met klanten en partners.
  4. Eenduidige rollen en permissies
    Extended ECM hanteert waar wenselijk dezelfde Salesforce-rollen en -permissies voor toegang. Je hoeft dus niet bang te zijn dat mensen toegang krijgen tot documenten die ze niet mogen zien.
  5. Configureren zonder coding
    Ook zonder nieuwe programmering, kun je het systeem aan laten passen aan jouw wensen. De integratie van xECM met Salesforce is gemakkelijk te configureren zonder coding, voor zowel eenvoudige als geavanceerde use cases.
  6. Optimale flexibiliteit
    xECM ondersteunt standaard én niet-standaard Salesforce-objecten.


Betere resultaten met integratie OpenText Extended ECM

Door OpenText Extended Enterprise Content Management voor Salesforce maak je toekomstige klantinteracties waardevoller én het werk van frontliniemedewerkers eenvoudiger. Het zorgt er namelijk voor dat alle klant- en productinformatie inclusief de complete historie van klantcontacten direct beschikbaar is. Dat leidt tot:


Hogere klanttevredenheid

Medewerkers kunnen klanten beter van dienst zijn, omdat ze een 360-gradenbeeld van klanten hebben. Alle relevante informatie is direct binnen handbereik.

Betere controle en governance

Medewerkers krijgen toegang tot de juiste versie van informatie, terwijl je volledig voldoet aan alle wet- en regelgeving rondom de bescherming van persoonlijke gegevens.

Snellere doorlooptijd

Je zorgt er gemakkelijk voor dat belangrijke informatie op het juiste moment in het proces beschikbaar is. Zoeken naar documenten of informatie is niet meer nodig. Op die manier versnel je doorlooptijden van processen.

Betere samenwerking en verhoogde productiviteit

Documenten zijn direct beschikbaar in Salesforce, waardoor je meteen een beeld hebt van de context van een klantinteractie. Bovendien weet je honderd procent zeker dat je werkt met de juiste en meest recente versie van een document. Het is niet meer nodig om bij collega’s of op het bedrijfsnetwerk te zoeken naar de juiste stukken. Dat scheelt veel tijd en zorgt dat medewerkers hun werk efficiënter en effectiever kunnen doen. Bovendien draagt deze soepele documentflow bij aan de samenwerking tussen verschillende afdelingen.

Combineer kracht met intelligentie

Om een haarscherp totaalbeeld van klanten te krijgen, moeten medewerkers direct toegang hebben tot belangrijke documenten. De beste manier om dat te realiseren, is door de kracht van Salesforce te combineren met de intelligentie van OpenText Extended Enterprise Content Management.