Thuiswerken met Microsoft Teams: 3 best practices

Het Digital Workplace team heeft jarenlange ervaring met het opstarten van bedrijven met technologieën voor werken op afstand - ook binnen hun eigen bedrijf. "De afgelopen jaren hebben we de infrastructuur zo ingericht dat iedereen op afstand kan werken. Microsoft Teams wordt nu in het hele bedrijf ingezet.’’ Legt Serge Desaranno, manager bij delaware, uit. "De overstap van de samenwerking in de delaware kantoren naar iedereen die thuis op afstand werkt, vanwege COVID-19, is vrij vlot verlopen. De 'nieuwe manier van werken' is immers niet zo nieuw voor de #peopleofdelaware."

Hoewel elk bedrijf anders is, ziet het team vaak dezelfde soort vragen en uitdagingen opduiken in ieder project. Als gevolg daarvan hebben Serge en zijn team een schat aan best practices en inzichten verzameld over het organiseren van effectief thuiswerken, zowel voor bedrijven als voor individuele medewerkers. "We begrijpen de uitdaging waar veel organisaties vandaag voor staan, ook al hebben ze al een systeem zoals Office365 of Microsoft Teams. Met enkele belangrijke richtlijnen kunnen we verwarring en chaos voorkomen en de efficiëntie zo veel mogelijk waarborgen".

Regel 1: Maak duidelijke afspraken

• Gedeelde agenda's (Outlook of andere) altijd up-to-date houden.
• Gebruik de statusindicatie van je teams, zoals 'bezet', 'beschikbaar' en 'niet storen' op de juiste manier. Je kunt je status in de rechterbovenhoek wijzigen.
• Overeenstemming over het gebruik van tools: online vergaderen gaat standaard met video en via Teams.
• Maak binnen een team specifieke groepen voor specifieken projecten in plaats van voor ieder project een team aan te maken. Zo blijft alles wat gerelateerd is aan het team overzichtelijk.
• Respect voor het doel van elk kanaal om verwarring te voorkomen en de snelheid van het vinden van inhoud te verbeteren.

Regel 2: Kies het juiste communicatiekanaal.

Zonder de mogelijkheid om gewoon naar het bureau van je collega te lopen of een persoonlijk gesprek te beginnen, blijft de vraag: hoe kan ik het beste met mijn collega's communiceren?

• Algemene mededelingen, kennisdeling, praktische vragen: plaats het in het publieke kanaal van een team.
• Berichten die relevant zijn voor een deelgroep van collega's, zoals medewerkers of klanten. publiceer je post in een sub team of zet een teammeeting op.
• Berichten voor een beperkt aantal mensen, bijvoorbeeld met betrekking tot een specifiek project: plaats de post in het project gerelateerde team of start een groepsgesprek/teamvergadering.
• Een één-op-één aankondiging of een korte vraag: druk op de chatknop, of... bel ze gewoon op.

Tips!

• Groepsgesprek in de chat? Start een videogesprek om iedereen wat tijd te besparen en de zaken snel op te helderen.
• Mis je iemand in het groepsgesprek? Je kunt ze tijdens het gesprek direct toevoegen door op de knop in de rechterbovenhoek onder je eigen profielfoto te klikken.

Regel 3: Houd regelmatig teamvergaderingen, maar houd het efficiënt.

Frequente interacties op teamniveau zijn erg belangrijk bij het werken op afstand. Je kunt de efficiëntie verhogen door een paar basisregels in acht te nemen:

• Houd het kort: presentaties moeten bijvoorbeeld zoveel mogelijk worden ingekort, omdat de aandachtsspanning voor luisteren op afstand korter is dan bij face-to-face-interacties. Probeer binnen de aangegeven tijdspanne te blijven.
• Gebruik de mute knop als je luistert naar iemand die een presentatie geeft om omgevingsgeluiden en echo's buiten te sluiten.
• Laat de camera's afwisselen om het gevoel van saamhorigheid te vergroten en de hoeveelheid non-verbale communicatie te vergroten.
• Gebruik de ‘Microsoft Whiteboard’ functionaliteit in Teams om uw vertrouwde flip chart te vervangen en ideeën en beelden in real time te schetsen. Vergeet niet dat je ook je scherm kunt delen om collega's te laten zien waar je het over hebt.
• Neem de vergadering op voor mensen die er niet bij konden zijn en berg deze op in de ruimte van Teams.

Tips!

• Bekijk de trainingsvideo's van Microsoft Teams op Youtube voor meer praktische tips.

Speel eerst rond, structureer het later

Hoewel deze regels de plotselinge verschuiving naar werken op afstand niet op magische wijze een makkie zullen maken, kan het in gedachten houden van deze regels helpen om een aantal van de eerste valkuilen uit te werken. Serge: "Dit is een uitzonderlijke tijd, maar het is ook een kans voor veel bedrijven om hun medewerkers kennis te laten maken met Teams en andere externe platformen. In een paar weken tijd zullen deze worstelingen resulteren in waardevolle inzichten in het opzetten van infrastructuur en een goed raamwerk om de unieke behoeften van uw organisatie te weerspiegelen".

Je kunt ons team bereiken over je uitdaging rondom thuiswerken.