ShareBox: verbetert samenwerking voorbij de grenzen van MS Teams

Microsoft Teams is voor organisaties van alle groottes een robuuste fundering voor samenwerking in de Office 365 digital workplace. “Het vangt elk proces en iedere activiteit in de samenwerking, in één gebruikerservaring,” vertelt Serge Desaranno, manager en digital workplace strategy consultant bij delaware.

Desaranno vervolgt: “Microsoft Teams is een omgeving waarin mensen hun taken en informatie kunnen beheren. Mensen kunnen tegelijkertijd samenwerken op basis van dezelfde informatie. Ze kunnen communiceren met collega’s via gesprekken die gekoppeld zijn aan de informatie, taken toevoegen en de voortgang monitoren via dashboards. Geen kopieën meer, geen e-mails, en werknemers zijn niet langer afhankelijk van externe platforms. Mits goed ingesteld, draagt Teams enorm bij aan een hoger niveau van operational excellence.”

Tekortkomingen in governance en context aanpakken

Microsoft Teams is krachtig, maar het ontbreekt de applicatie aan governance-structuren, automatiseringsmogelijkheden en contextuele kaders die nodig zijn voor effectieve digitale samenwerking. “Als samenwerkingsomgevingen (die wij ‘teams’ noemen) niet snel beschikbaar zijn, gaan gebruikers hun heil zoeken buiten het IT-ecosysteem van je organisatie. Dit kan beveiligingskwetsbaarheden met zich meebrengen,” vervolgt Serge. “Sterker nog, zonder een gestructureerde aanpak voor werkomgevingen, kan je Teams-landschap snel vervallen in chaos.”

Dit schept problemen voor gebruikers. Zij weten niet welke teams bestaan en waarvoor ze dienen. Het is bovendien een probleem voor business- en IT-afdelingen. Zij moeten omgaan met de explosieve groei van ongebruikte en overbodige teams. Serge vertelt: “Een oplossing hiervoor is geautomatiseerde governance. Hiermee kan de business de levenscyclus van een team goedkeuren, vormgeven en beheren. Daarnaast biedt context een uitkomst. Dit is doorzoekbare informatie over het bestaan en het doel van de teams. Hier helpt ShareBox bij.”

Controle uitoefenen zonder restricties in te bouwen

De ShareBox-oplossing van delaware is volledig configureerbaar en de huidige derde iteratie loopt gelijk met de ontwikkelingen in de Microsoft-wereld.

Serge: “Sharebox biedt twee cruciale functionaliteiten bovenop de samenwerkingstools in Office 365. Ten eerste biedt het context in een Microsoft Teams-omgeving. Teams biedt geen uitgebreid overzicht van omgevingen. Als je in Teams zoekt naar een project, afdeling, groep met gedeelde interesses of klant, dan vind je alleen wat je zoekt als alle gebruikers zich zeer strikt houden aan de benamingsconventies. Maar niemand kent deze. Dit is een voorbeeld van contextuele informatie die je niet kunt toevoegen aan een MS team. Het wordt hierdoor moeilijk voor werknemers om effectief met de tool te werken. Zeker wanneer er in een organisatie honderden of duizenden teams bestaan.” 

De tweede uitdaging die ShareBox oplost is de behoefte van werknemers om zelf geautomatiseerde governance te kunnen toepassen. “Werknemers willen hun samenwerkingsomgeving direct opgeleverd hebben, het liefst zelfs gisteren,” vertelt Serge. “Maar als je iedere werknemer de mogelijkheid geeft om onbeperkt teams toe te voegen, kun je te maken krijgen met wel 20.000 teams per maand. Ik heb het zien gebeuren. Organisaties moeten controle behouden, maar zonder dat ze restricties hoeven op te leggen.”

Overbodig IT-werk wegnemen

ShareBox biedt een selfservice-mechanisme waarmee werknemers teams kunnen aanvragen, maar niet zelf kunnen aanmaken. Als zij het verzoek indienen, worden ze op de hoogte gebracht van het bestaan van soortgelijke teams. Na een aanvraag kan automatisch een team aangemaakt worden, of wordt de aanvraag eerst beoordeeld op basis van onder andere informatiegevoeligheid en de vereisten voor extern delen.

Serge: “Als een verzoek goedgekeurd moet worden, heeft de business beslissingsbevoegdheid. IT hoeft hier niet langer bij betrokken te worden. Als je langs de IT-afdeling moet om een samenwerkingsomgeving in te richten, moet je vaak wachten. Hierdoor gaan gebruikers externe applicaties gebruiken, zoals DropBox of WeTransfer. In de ShareBox-workflows wordt het toestemmingsmechaniek aan business-mensen gegeven, in plaats van aan IT-mensen. Daardoor worden de operationele kosten teruggedrongen.”

Bovendien beheert ShareBox de levenscyclus van elk team. Wanneer teams inactief zijn, krijgt de eigenaar automatisch een melding en wordt hij gevraagd om de omgeving te archiveren. Hiermee valt nog een last van de schouders van de IT-afdeling en zorg je voor efficiënte dataopslag.

Meer dan een technische oplossing

ShareBox 3.0 is meer dan gewoon een IT-tool. “We bieden klanten een end-to-end oplossing inclusief verandermanagement, training en een organisatiemodel dat de uitrol ondersteunt,” vertelt Serge. “Door onze samenwerking met Microsoft bevat het aanbod ook een online hulpportaal en verslagleggingsmogelijkheden in Office 365 met KPI’s voor samenwerking.”

Op deze manier ondersteunt delaware’s ShareBox 3.0-oplossing de drie afdelingen die betrokken zijn bij samenwerking in je organisatie: IT, communicatie en HR. “We helpen klanten om Microsoft Teams en ShareBox zo effectief mogelijk uit te rollen, ongeacht de grootte, complexiteit en geografische spreiding van je organisatie,” concludeert Serge.

Wil jij het maximale uit Microsoft Teams halen en ontdekken hoe ShareBox 3.0 daarbij kan helpen? Ons ervaren team helpt je graag. Neem contact op!