Project Lifecycle Management in SharePoint? Het kan met WorkPoint

02 11 2021

Wanneer je intensief samenwerkt in een projectgedreven organisatie, heb je behoefte aan overzicht. Niet alleen over je datasheets, presentaties en documenten, maar ook over de status en voortgang van projecten. Het liefst verzamel je natuurlijk al die projectinformatie op één plek, maar waar doe je dat? In dit blog breekt Michel Verwijmeren, expert Integrated Workplace bij delaware, een lans voor WorkPoint.
 

Door: Michel Verwijmeren, consultant bij delaware

Eén centrale plek voor al je projectgerelateerde informatie klinkt vanzelfsprekend, maar veel projectmanagers zijn vaak gedwongen in meerdere applicaties te werken. Branchespecifieke projectmanagementsoftware is bijvoorbeeld goed in het beheren van einddocumenten, maar biedt weinig ondersteuning bij de totstandkoming van die documentatie. Denk daarbij aan het bevorderen van digitale communicatie, projectplanning, tegelijkertijd samenwerken in hetzelfde bestand, goed versiebeheer en inzicht in statussen.

Veel projectorganisaties werken daarom samen in het SharePoint-platform van Microsoft. En dat is niet gek. SharePoint is altijd toegankelijk in de cloud en beschikt over allerlei hulpmiddelen voor informatie-uitwisseling en digitale samenwerking in een groep of organisatie. Echter, SharePoint kan ook niet alles alleen. Het mist kant-en-klare professionele projectmanagementmogelijkheden, zoals procesfaseringen, een relationeel model, uitgebreide automatiseringstools en metadatabeheer op projectniveau.

Het beste van twee werelden

Het Deense bedrijf WorkPoint zag bovenstaande uitdagingen ook en heeft het beste van twee werelden bij elkaar gebracht. Het ontwikkelde een laag op SharePoint met daarin professionele mogelijkheden voor het beheren van taken, entiteiten, risico’s, documenten, communicatie en project lifecycles. Kortom: alles wat je nodig hebt voor het managen van je projecten. En dus eindelijk een centrale plek waarin je al je projectinformatie kunt samenbrengen en van waaruit het hele projectteam kan werken.

WorkPoint is erin geslaagd om het goede van SharePoint te behouden, zoals de naadloze integratie met het Office 365 platform. En vult dit aan met tools die projectgeoriënteerde samenwerking verbeteren. Zo kun je in WorkPoint bijhouden in welke fase (deel)projecten zich bevinden en biedt het document- en taakmanagementmogelijkheden. Ook kun je processen optimaliseren met tools voor automatisering, data-analyse, monitoring en het maken van rapportages. Of zoals ze zelf zeggen: het maakt SharePoint compleet. 

Werk samen met alle projectleden binnen en buiten je organisatie

Een andere belangrijke reden waarom ik WorkPoint aanraad als projectmanagementtool, is dat je eenvoudig en geautomatiseerd rechten toewijst aan verschillende gebruikers op basis van hun rol in het project. Daarom kun je in het platform bijvoorbeeld ook samenwerken met mensen van buiten je organisatie. Het voordeel daarvan is dat alle projectinformatie binnen het platform blijft. Je hoeft bijvoorbeeld nog maar weinig te e-mailen, dus de kans dat informatie verloren gaat of stappen niet meer traceerbaar zijn, wordt kleiner. Bovendien ontwikkelen de Denen WorkPoint in nauwe samenwerking met Microsoft, zodat je verzekerd bent van blijvende naadloze integratie met Office 365.

Aansluiten op jouw aanpak en systemen

Het mooie van WorkPoint is dat je vrijwel alles zelf kunt inrichten. Je hebt geen diepgaande technische kennis nodig. delaware kan je helpen het platform zo in te richten dat het optimaal aansluit bij jouw projectaanpak. En met behulp van de WorkPoint API in combinatie met SmartLink integreren we jouw omgeving optimaal met systemen van derden, zoals je ERP-platform. Zo stroomlijnen we in korte tijd het beheer van projecten, cases, documenten, communicatie en contracten in jouw organisatie. Samenwerken was nog nooit zo makkelijk.

Wil je weten of WorkPoint ook waarde kan toevoegen aan jouw projectorganisatie? Bekijk dan onze informatiepagina of stuur een e-mail met jouw vraag naar Michel.Verwijmeren@delaware.pro