Provincie zuid Holland delaware
26-10-2017

Wettelijke kaders en wenselijke kaders samenbrengen

De provincie Zuid-Holland investeert jaarlijks circa € 250 mln. In projecten om haar infrastructuur, groen en water te verbeteren en in stand te houden. De omvang en impact van de projecten vraagt om een professionele projectaanpak in de projectaanpak “projectontwikkeling en uitvoering” faciliteert een eenduidige fasering en besluitvorming.

ARCHIEF OP KOERS

In de oude situatie was er onvoldoende borging om de provinciale archieven volledig, van goede kwaliteit en toegankelijk te houden. Het doel van het programma Archief op Koers is het ordenen en optimaliseren van de organisatie op het gebied van archief- en informatiebeheer. Tako Heins (Hoofd Bureau Onderhoud en Verbetering bij Provincie Zuid-Holland): “iDMS is het digitale archiefsysteem
van de provincie. Daarin zit een boomstructuur die gigantisch vertakt is. We werken met dossierkenniskaarten per proces. Er zijn heel veel verschillende processen en officiële manieren om daarvan af te wijken. Dat is niet wenselijk. Dat is de aanleiding dat we – samen met delaware – naar een oplossing hebben gezocht die werkt.”

 Doelstellingen:

  • Dossiers kwalitatief op orde
  • Voldoen aan archiefwet
  • Meetbaar maken van archief op orde (dashboarding)
  • Verbeterde informatie-uitwisseling met externen (samenwerkingsomgeving)
  • Relevante metadata
  • Afwegingskader wanneer wel of niet archiveren (buiten wettelijke bepalingen)
Tako Heins (Provincie Zuid-Holland) in de oude situatie was er een woud aan regels en archiveringsafspraken die per (deel)proces zijn opgenomen in archiefproceskenniskaarten: “Als je door veel  hoepels moet springen, haakt iedereen op een gegeven moment af.”

BETREKKEN VAN EINDGEBRUIKERS

delaware heeft door onderzoek en analyse de oorzaak van het probleem aan de oppervlakte gebracht binnen het (deel)proces van Projectontwikkeling en uitvoering. Na verscheidene workshops waar een afvaardiging van de betrokken medewerkers aan deelnam, bleek onder andere dat de mappenstructuur als uitgebreid en complex werd ervaren. Daarnaast ondersteunde het systeem de  voorgeschreven werkwijze niet. Tako: ‘Onze wens? We hebben iets geroepen in de trant van: ‘leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker’. dit is niet alleen grappig bedoeld, dossiers moeten aan de eisen voldoen die de archiefwet stelt. Binnen projectmatig werken zijn we gewend om dingen SMART te maken. Wanneer je terugleest naar wat er afgesproken is blijkt regelmatig dat dat wat je zoek vaak niet heel goed vindbaar is en ook niet altijd SMART genoeg beschreven is.Het inzicht dat de wenselijke informatie vaak veel meer is dan de wettelijk geëiste informatie heeft ons zeker een stap verder gebracht.

OPTIMALISATIE MAPPENSTRUCTUUR, SAMENWERKINGSOMGEVING & DIGITAAL ONDERTEKENEN

De oplossing kent eigenlijk drie componenten:

  1.  De “governance” omgeving.
    Binnen deze omgeving is de mappenstructuur sterk vereenvoudigd en het projectdossier is voorzien van relevante metadata. Daarnaast hebben we een dossier dashboard ontwikkeld. Dit dossier dashboard toont de projectmedewerkers per projectfase welke documenten verplicht in het dossier moeten zitten bij afronding van een fase of project.
  2.  Samenwerkingsomgeving
    Door middel van de samenwerkingsomgeving kunnen documenten op een eenvoudige wijze door externen beschikbaar worden gesteld aan de provincie, voorzien van de benodigde informatie en metadata.
  3.  Digitaal ondertekenen
    Dit zorgt voor een enorme efficiëntieslag in de interne goedkeuringsprocedures.
“door het scheiden van verplichte documenten in het kader van de archiefwet en documenten die voor de beheerorganisatie van groot belang zijn is de massa van te archiveren documenten  overzichtelijker geworden”.

TEVREDEN MEDEWERKERS STIPT OP NUMMER ÉÉN

Tako: “Aan de hand van de feedback van medewerkers – ik heb natuurlijk de meest kritische collega’s naar voren geschoven - hebben we samen iets gebouwd en getest dat al erg succesvol kan zijn.  Na de pilot kwamen er natuurlijk enkele verbeterpuntenuit die we nog graag willen doorvoeren. Maar de basis is gelegd om het archief voor ons te laten werken in plaats van andersom.” 

Behaalde doelen:

  • Dossiervorming minder complex
  • Dossierstructuur geoptimaliseerd door minimaliseren van aantal niveaus in mappen (bij voorkeur slechts één niveau)
  • Eenvoudig toevoegen van documenten aan dossier
  • Automatisch toevoegen van metadata

Geadresseerde doelen:

  • Optimalisatie van documenten uitwisseling met externen
  • Eindgebruiker besteedt minder tijd aan archivering

PROVINCIE ZUID-HOLLAND & delaware

Tako: “De samenwerking verliep laagdrempelig. Alle contactmomenten verliepen zeer efficiënt en gestructureerd. We hebben alle medewerkers betrokken bij de tussensprints door letterlijk op de  werkvloer te testen en mensen te betrekken bij hetproject. De taakverdeling was erg helder en de nieuwe manier van samenwerken heeft goed uitgepakt. Ook in het vervolgtraject gaan we op deze  wijze de tussen sprints uitzetten. Ik geloof in wisselende samenstellingen.”