return on information
15-5-2018

Return on Information – het tijdperk van intelligent informatiebeheer

Kennis is macht. Filosoof en pionier Francis Bacon gaf die boodschap ruim 500 jaar geleden mee aan de mensheid. Onze klanten onderscheiden zich dan ook vaak door hun opgebouwde kennis en spcialistische know-how ten opzichte van hun concurrenten. Toch blijkt dat er een gebrek aan expliciete ondersteuning is voor het onderhouden en verder opbouwen van kennis of een optimale exploitatie van informatie. Dat wordt gekenmerkt door de aanwezigheid van oude systemen met oorsprong uit de jaren ‘90 of de afwezigheid van de overtuiging van gebruikers dat de nieuwe systemen echt helpen om het (werk)leven eenvoudiger te maken. Wat moet een organisatie doen om die kennis goed in te zetten?

In een drieluik van blogs geven we antwoord op de vraag: hoe komt het dat initiatieven rond informatiebeheer nog zo vaak falen en hoe bieden we vanuit delaware dé oplossing? In dit eerste deel kijken we vooral naar vandaag, in deel 2 blikken we vooruit om vervolgens in deel 3 ‘the game plan’ te bepalen.

Informatie-overload

Meer dan 80% van jouw bedrijfsinformatie kent zijn oorsprong uit een niet gestructureerde vorm, voornamelijk tekst. Uit onderzoek van Gartner is gebleken dat 25% van alle “gearchiveerde” informatie nooit meer wordt teruggevonden. Als klap op de vuurpijl, toonde research van IDC aan dat maar liefst 20% van onze tijd verloren gaat in de zoektocht naar de juiste versie van het juiste document. Reden genoeg om na te gaan denken over hoe het wél moet, aan motivatie geen gebrek.

Het concept informatiebeheer heeft de afgelopen decennia verschillende evoluties gekend. Gedreven door de papierloze ideologie gingen we eind jaren ‘90 massaal documenten digitaliseren en archiveren met behulp van toepassingen voor documentenbeheer. Midden jaren 2000 kwam het besef dat een optimalere organisatie van documenten en de processen eromheen kon leiden tot hogere efficientie, het zogeheten content management was geboren.

De huidige situatie

Desondanks de vele initiatieven wordt er nog steeds gekeken naar informatiebeheer als een alleenstaand iets, zonder koppeling met de procestoepassingen. Een oldskool visie die een versterkend effect heeft op het gevoel dat gebruikers zich moeten aanpassen aan de systemen in plaats van andersom. Een veelgemaakte fout is dat technologie vaak gekozen wordt omwille van de technologie zelf en niet zijn vermogen om een business uitdaging op te lossen.

Het spreekt voor zich dat in het tijdperk van slimme koelkasten en een zondvloed aan mobiele toepassingen, de verwachtingen van eindgebruikers veranderd zijn. Voor de medewerkers is het simpelweg het meest belangrijk dat zij informatie snel vinden en een compleet beeld geeft. Dat betekent dat ze alle informatie altijd ter beschikking willen, ongeacht waar deze zich bevindt of waar de gebruiker zichzelf bevindt, en in de context van wat ze op dat moment aan het doen zijn.

Intelligent Informatiemanagement

Hoe mooi zou het zijn als er met één druk op de knop zowel gestructureerde data uit CRM, ERP en relevante ongestructureerde data - zoals emails, documenten - direct beschikbaar is op het apparaat waarop jij graag werkt? Denk aan een pc, tablet of telefoon. Nog mooier is een oplossing zodat de medewerker zelf kiest hoe de informatie gepresenteerd wordt op basis van de eigen behoeften. Het tijdperk van een intelligent informatiebeheer is aangebroken!

Intelligent Informatiemanagement is de stap naar een informatie systeem waarbij de medewerkers niet alleen informatie invoeren, maar ook echt gebruik kunnen maken van de beschikbare informatie om de werkzaamheden efficiënter uit te voeren. Intelligent Informatiemanagement betekent niet alleen dat de content automatisch geclassificeerd wordt, maar het systeem moet ook de context van de content begrijpen. Bijvoorbeeld: Waar staat een document in de levencyclus? Is het een urgent document? Moeten er speciale autorisaties gekoppeld worden?

Als wat we hier in deze blog beschreven hebben bekend in de oren klinkt, lees dan zeker de volgende delen in deze serie of kom naar de delaware discover day!