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01/04/2020

ShareBox  : dépasser MS Teams pour améliorer la collaboration

La collaboration numérique est l’une des clés pour accroître l’excellence opérationnelle, attirer et retenir les talents, habiliter une main-d’œuvre diversifiée et favoriser l’engagement des employés. Lorsqu’il s’agit d’innover en matière de lieu de travail numérique, Microsoft ouvre actuellement la voie avec Office 365 et Microsoft Teams. Mais aussi utiles que soient ces outils pour numériser la collaboration, il manque certaines capacités clés de gouvernance et de contexte. Nous avons pour objectif de combler ces lacunes avec notre outil ShareBox 3.0. 

Pour les entreprises de toutes tailles

Pour les entreprises de toutes tailles, Microsoft Teams constitue une base solide pour mieux collaborer sur le lieu de travail numérique d’Office 365. « Il regroupe tous les processus et activités liés à la collaboration sous une seule expérience utilisateur », explique Serge Desaranno, directeur et consultant en stratégie de lieu de travail numérique chez delaware. 

« Déployé correctement, poursuit-il, il favorise un environnement dans lequel les employés peuvent gérer les informations et les tâches. Les collaborateurs peuvent travailler ensemble sur la même information en même temps, interagir avec leurs collègues par le biais de conversations liées à l’information, ajouter des tâches et suivre les progrès grâce aux tableaux de bord. Finies les photocopies, finis les courriels qui circulent, finie de dépendre des plates-formes extérieures. Tout cela contribue énormément à un niveau supérieur d’excellence opérationnelle. » 

Combler les lacunes dans les processus de gouvernance et le contexte de collaboration

Aussi solide que soit le hub Microsoft Teams, il manque actuellement de structures de gouvernance, d’automatisation et de cadres contextuels nécessaires à un outil de collaboration numérique efficace. « Si les espaces de travail collaboratifs, appelés équipes, ne sont pas disponibles rapidement, les utilisateurs n’hésiteront pas à aller au-delà des frontières de l’écosystème informatique de votre entreprise, ouvrant potentiellement la porte à des failles de sécurité », poursuit Serge. « Plus encore, sans une approche structurée des équipes, le paysage de vos équipes peut rapidement échapper à tout contrôle. » 

Cela pose des problèmes aux utilisateurs, qui ne savent pas quelles équipes existent et à quoi elles servent, ainsi qu’aux services commerciaux et informatiques, qui doivent faire face à l’explosion de la quantité d’équipes inutilisées et redondantes. « La solution : la gouvernance automatisée, qui est un moyen pour l’entreprise d’approuver, de créer et de gérer le cycle de vie d’une équipe, ainsi que le contexte, c.-à-d. des informations consultables sur l’existence et la finalité des équipes », affirme Serge. « C’est là que ShareBox entre en jeu. »

Introduire des mécanismes de contrôle sans ajouter de restrictions

La solution ShareBox entièrement configurable de delaware, qui en est à sa troisième itération, est alignée sur ce qui se passe dans le monde de Microsoft

« ShareBox offre aux équipes Microsoft un libre-service et un contexte riche. Le résultat est une meilleure gouvernance, des coûts d’exploitation réduits, des utilisateurs autonomes et une utilisation optimale des lieux de travail numériques », dit Serge Desaranno 

Il poursuit : « ShareBox offre deux fonctionnalités essentielles en plus des outils de collaboration d’Office 365. Tout d’abord, ShareBox offre un contexte dans un environnement Teams. Teams n’offre pas une vue d’ensemble très riche des équipes. Vous êtes à la recherche d’un projet ? D’un département ? D’une communauté d’intérêts ? D’un client ? La seule façon de rechercher ces informations à l’aide d’un outil standard n’est possible que si tous les utilisateurs respectent des conventions de nommage étroites que personne ne connaît. Ce ne sont là que quelques exemples d’informations contextuelles que vous ne pouvez pas ajouter à MS Teams, ce qui rend difficile pour les employés de travailler efficacement avec l’outil en utilisant des centaines, ou des milliers, d’équipes existant dans une entreprise. »  

Le deuxième défi que ShareBox surmonte est le besoin d’une gouvernance automatisée grâce au libre-service des employés. « Les employés exigent leur propre espace de collaboration maintenant et c’était déjà le cas avant », constate Serge. « Mais allez-vous donner à chaque employé la possibilité de former de nouvelles équipes à la volée ? Vous pourriez faire face à 20 000 nouvelles équipes en un mois, j’en ai été témoin. Les organisations doivent garder le contrôle sans introduire de restrictions. »

Éliminer les tracas d’un travail informatique inutile

ShareBox offre un mécanisme de libre-service qui permet aux employés de solliciter une équipe, mais sans pouvoir en créer une. Lorsqu’ils en font la demande, les employés sont informés si des équipes similaires existent déjà. Une demande peut automatiquement conduire à la création d’une équipe ou être soumise à une approbation, en fonction de la sensibilité de l’information, des exigences de partage externe, etc. « Lorsqu’une demande est soumise à l’approbation, l’entreprise est habilitée à prendre une décision et le service informatique n’a plus besoin d’être impliqué. » 

« Passer par l’équipe informatique pour mettre en place un lieu de travail collaboratif est synonyme d’attente. Et l’utilisateur est poussé à se tourner vers des applications tierces comme DropBox ou WeTransfer », explique Serge. « Les flux de travail ShareBox fournissent le mécanisme d’approbation au personnel commercial et non pas aux membres du service informatique, ce qui réduit les coûts opérationnels impliqués. » 

Plus encore, ShareBox gère le cycle de vie de chaque équipe. Lorsque les équipes sont inactives, la personne en charge de l’équipe est automatiquement avertie et invitée à les archiver, ce qui soulage le service informatique d’une charge supplémentaire et garantit des pratiques de stockage de données efficaces.

Plus qu’une simple solution technique

ShareBox 3.0 est plus qu’un simple outil informatique. « Nous proposons à nos clients une offre complète qui comprend la solution, ainsi que la gestion du changement, la formation et un modèle organisationnel qui soutient le déploiement », affirme Serge. « En collaboration avec Microsoft, notre offre s’accompagne également d’un portail d’aide en ligne et d’IPC de collaboration reliés au reporting Office 365. » 

Ainsi, la solution ShareBox 3.0 de delaware soutient le département informatique, de la communication et celui des RH : les trois groupes impliqués dans la collaboration au sein de votre entreprise. « Nous aidons nos clients à assurer le déploiement le plus efficace de Microsoft Teams et de ShareBox, quelle que soit la taille, la complexité ou la répartition géographique de leur entreprise », conclut Serge. 

Vous souhaitez tirer le meilleur parti de Microsoft Teams et découvrir comment ShareBox 3.0 peut vous aider ? N’hésitez pas à contacter notre équipe expérimentée.