L’entreprise belge Bekaert, l’un des leaders à l’échelle internationale dans la transformation de câbles en acier et les technologies de revêtement, travaille avec des fournisseurs du monde entier. Chaque année, pas moins de 3500 contrats fournisseurs doivent être renouvelés, un processus qui nécessite un important travail préparatoire et administratif. Mais la situation est sur le point de changer : Bekaert est actuellement en train d’examiner comment l’automatisation robotique des processus (RPA) pourrait être appliquée aux tâches courantes dans la gestion du cycle de vie des contrats et dans l’approvisionnement.
C’est DEL20, la série d’événements sur l’innovation et la co-création organisée par delaware, qui a convaincu Bekaert d’explorer les opportunités qu’offre le RPA dans le domaine de l’administratif : « Le RPA permet de limiter les interventions manuelles et de libérer du temps pour les activités à forte valeur ajoutée », explique Robrecht Coucke, IT Business Partnership Manager chez Bekaert. « Nous avons décidé d’étudier comment le RPA pouvait accroître l’efficacité des processus administratifs. Élaborer un business case s’est révélé facile : le département approvisionnement passe énormément de temps sur l’aspect administratif de la gestion du cycle de vie des contrats et des appels d’offres. Cela engendre parfois une certaine dispersion et des occasions manquées durant les négociations. Les délais supplémentaires dans l’attribution des contrats mènent à une perte d’efficacité dans les processus de commande. » delaware et les autres participants du DEL20 ont eux aussi manifesté leur enthousiasme pour le cas Bekaert, et une démonstration de faisabilité est déjà en cours.
L’équipe en charge des achats chez Bekaert renouvelle annuellement 3500 contrats d’achat dans SAP. Bert De Bock, responsable des processus P2P, explique : « Afin de respecter la politique de notre entreprise, nos acheteurs doivent collecter et comparer de nombreuses informations sur les fournisseurs, les contrats dans SAP et le stockage des données, un processus coûteux en temps – et ce temps serait mieux employé dans des négociations qualitatives. De plus, les méthodes de travail varient fortement selon le lieu d’implantation, ce qui ne semble pas très professionnel pour un acteur de l’envergure de Bekaert. »
« En automatisant ces tâches, nous aiderons le département des achats à contrôler et superviser ses contrats opérationnels et à se concentrer sur les résultats et les négociations, plutôt que sur la préparation et la gestion », ajoute Bert. « Cela nous permettra de réduire les coûts tout en améliorant la qualité. Le RPA nous aidera également à nous assurer que nos négociations contractuelles sont conformes aux processus internes, et ce dans le monde entier. »
Bert et Robrecht ne doutent pas que le RPA aidera Bekaert à professionnaliser son processus d’approvisionnement. Dans une phase ultérieure, delaware et Bekaert implémenteront peut-être des outils de Machine Learning afin d’évaluer les fournisseurs présélectionnés. Le processus d’approvisionnement n’est par ailleurs pas le seul processus administratif comprenant des tâches répétitives et routinières qui pourraient être automatisées : les ventes et le département financier offrent également de nombreuses opportunités dans ce domaine.
« La beauté du RPA réside dans sa capacité à permettre une implémentation graduelle des changements. Il est possible de l’utiliser tout d’abord pour automatiser des tâches individuelles, puis de le développer quand les utilisateurs y sont familiarisés. »
Est-ce que cela veut dire que les employés seront bientôt remplacés par des machines ? Robrecht : « Absolument pas. Comme je l’ai expliqué auparavant, le robot en charge de l’approvisionnement s’occupe de la préparation et des tâches administratives, tandis que les acheteurs peuvent consacrer leur temps au sourcing et aux négociations. C’est tout simplement une combinaison gagnante : Better Together, comme le dit notre devise ».
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