Débloquez le back-office autonome grâce à l'IA et à SAP iRPA

août 12, 2021
  • SAP
  • Intelligence artificielle

Des voitures autopilotées circulent déjà sur les autoroutes et des robots effectuent régulièrement à notre place des tâches physiquement exigeantes, dangereuses et sales. Pourquoi ne pas aussi confier les tâches administratives ennuyeuses, répétitives et sujettes aux erreurs à des machines intelligentes ?

Pourquoi laisser les gens le faire si un robot peut le faire et mieux ?

L'automatisation a fait son apparition dans les ateliers de montage et de production au cours du vingtième siècle. Depuis lors, des machines et des robots de toutes formes et de toutes tailles se chargent de plus en plus de tâches qui présentent trop de risques pour les humains - et ils sont aussi souvent beaucoup plus forts, rapides et cohérents.

Cette révolution s'est poursuivie au XXIe siècle dans les bureaux du monde entier avec l'arrivée des systèmes ERP (progiciels de gestion intégrés) comme SAP et l'automatisation robotisée des processus (RPA).

Entrez dans l'ère du back-office autonome

De nombreuses tâches administratives – pensez aux confirmations de commandes et à la saisie de données sur les nouveaux fournisseurs – sont des processus commerciaux essentiels, mais ne contribuent pas ou peu à la croissance de l'entreprise et au développement des employés, sans parler de la satisfaction au travail. De la même manière que les bras robotisés se chargent des tâches physiquement exigeantes, dangereuses et sales, la RPA se charge des tâches administratives ennuyeuses et répétitives. En tant que pilote automatique administratif de votre entreprise, la RPA est une composante importante du back-office autonome.

En combinant la technologie RPA avec d'autres technologies numériques telles que le web scraping, la reconnaissance optique de caractères (ROC) et l'IA, par exemple, nous pouvons ajouter encore plus de valeur. L'utilisation de cette combinaison de technologies est désignée sous le nom d' « entreprise intelligente » de SAP, dans laquelle les technologies sont appliquées pour automatiser les tâches et, surtout, pour convertir les données en informations qui déterminent les actions prises dans votre ERP SAP.

Quels sont les besoins auxquels répond l'automatisation robotisée des processus ?

« Au lieu d'effectuer elles-mêmes les tâches administratives répétitives, de nombreuses entreprises les confient à des centres de services partagés dans des pays où les coûts salariaux sont moins élevés », affirme Jos Gilissen, responsable du domaine Finance & Business Controlling chez delaware. « Ce n'est plus nécessaire avec les technologies et les options disponibles aujourd'hui ; que votre entreprise fasse des affaires en Belgique ou à l'autre bout du monde, la RPA permet de réaliser des économies et de réduire le bruit et les frictions. »

La RPA aide également les entreprises à améliorer l'expérience client. Si vous automatisez les processus en arrière-plan, la RPA peut offrir de meilleurs services au premier plan. « L'un de nos clients dans le secteur du textile utilise la RPA, parmi d’autres innovations, pour livrer plus rapidement des échantillons sur mesure à ses clients. Une fois que le client a sélectionné ses échantillons en ligne ou dans la salle d'exposition, la RPA détecte cette sélection et l'utilise pour configurer les machines produisant les échantillons - ce qui était auparavant fait manuellement. »

Applications les plus compatibles avec RPA

La RPA se retrouve dans toutes les fonctions administratives, des finances aux RH en passant par l'informatique, la gestion des données de référence, la gestion de la qualité, les ventes, le marketing et au-delà. Il existe cinq domaines principaux dans lesquels la RPA fait une énorme différence :


  1. Efficacité
    « Pour l'un de nos clients, nous avons utilisé la RPA pour accélérer le processus de facturation et le rendre plus cohérent. En conséquence, les clients règlent leurs factures plus rapidement », explique Jos.
  2. Clarté
    La RPA fonctionne mieux avec des données structurées. Si vous envoyez par e-mail des demandes de nouveaux employés, clients ou fournisseurs selon un format spécifique, la RPA peut facilement transférer toutes ces données de base vers les applications concernées.
  3. Conformité
    « L'un de nos clients utilise la RPA pour sélectionner de nouveaux clients et fournisseurs en fonction, par exemple, de leur capacité économique », souligne Jos. « Autre exemple, cette entreprise utilise également la RPA pour vérifier si les flux de trésorerie des clients et des fournisseurs sont conformes aux conditions convenues. » Enfin, la détection des fraudes est également un domaine où la RPA brille, notamment en combinaison avec l'apprentissage automatique.
  4. Automatisation des processus fonctionnels
    L'automatisation des processus fonctionnels peut aller de l'envoi périodique des prix de vente à l'automatisation des processus RH, en passant par la création de provisions financières, le traitement et le stockage de documents (provenant des clients, par exemple), etc.
  5. Interfaces
    Il s'agit de l'interconnexion des applications. « À titre d'exemple, nous avons relié la plateforme RH d'un client à l'application utilisée par son organisme de sécurité sociale. De cette manière, la RPA peut offrir un traitement automatique des données salariales », poursuit Jos.

Les défis potentiels à garder à l'esprit

La mise en œuvre d'un back-office autonome utilisant la RPA est un processus relativement simple. « Toutefois, une stratégie claire est indispensable », souligne Jos. « La RPA n'est pas un objectif final, et encore moins une solution miracle pour tous les problèmes. C'est plutôt l'un des outils qui peuvent être utilisés pour la transformation numérique. »

« L'aspect gouvernance est extrêmement important. Comme pour tous les changements, il est également important d'impliquer les employés dès le début du processus. Dans la majorité des cas, l'automatisation des activités fastidieuses est la bienvenue – mais cela ne signifie pas qu'une communication transparente n'est pas essentielle. »

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