Un workhub central pour tous vos collaborateurs, rêve ou réalité ?

juil. 09, 2021
  • ressources humaines
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Un point d’accès unique où vos collaborateurs peuvent trouver leurs outils de travail et services ainsi que se tenir informés, apprendre, collaborer et communiquer. C’est possible ! Serge Desaranno, Business Development Manager, et Paul Belsack (photo), Partner chez delaware, vous expliquent comment mettre vos collaborateurs au premier plan plutôt que votre technologie.

Paul : « Dans beaucoup d'entreprises, l'expérience employé est aujourd'hui essentielle. Chez delaware, nous constatons que ces organisations souhaitent évoluer et se concentrer sur trois axes. Tout d’abord, les salariés doivent pouvoir effectuer leur travail de manière efficace à l’aide d’instruments et d’outils adaptés (excellence opérationnelle). Deuxièmement, des systèmes de soutien doivent être mis à disposition concernant les aspects pratiques (services). Troisièmement, les entreprises veulent créer un environnement propice à l’épanouissement de leurs collaborateurs. C’est-à-dire un milieu qui favorise leur engagement, leur bonheur, leur santé et leur motivation (engagement des employés). »

Serge : « Nous observons que ces entreprises disposent aujourd’hui d’un arsenal d’outils, fruits de nombreuses initiatives individuelles menées au cours des 20 dernières années. On assiste à une prolifération des portails, des intranets, des applications et des systèmes destinés aux employés. Pour les collaborateurs et les gestionnaires, il est devenu très difficile de s’y retrouver. Le tout est de savoir si nous pouvons faciliter ces trois axes, l’excellence opérationnelle, les services et l’engagement des employés, au sein d’un seul et même espace de travail numérique central, ou « workhub », qui permette des interactions bidirectionnelles (de l’entreprise vers le salarié et vice versa). »

Les besoins des collaborateurs

« Pour mettre l’accent sur les salariés, il faut en toute logique commencer par s’intéresser à leurs besoins », explique Serge. « Il ressort de nos récents projets que les collaborateurs attachent de l’importance aux points suivants :

Informer et connecter. Ce sont les possibilités d’interaction avec les collègues et l’entreprise, de manière à la fois ascendante et descendante. Il en va par exemple de la réception d’informations et de messages, de la connexion à des réseaux sociaux...

Accès aux services pour les employés. Ce sont les services internes auxquels les collaborateurs ont recours, c.-à-d. les services IT, facilities, logistics, fleet et RH. Cela comprend les classiques tels que l’introduction de demandes de congé, mais aussi les services liés au cycle de vie des employés, comme l’accès aux outils, les formations, l’intégration des nouveaux collègues dans les équipes appropriées.

Collaborer. Ce sont les zones de travail qui servent à la collaboration quotidienne entre collègues, les équipes de projet et les partenariats avec des parties externes.

Partager, trouver et apprendre. Ce sont les zones qui soutiennent la culture de l’apprentissage, où les collaborateurs peuvent apprendre ainsi que trouver et partager des connaissances. Le contenu est proposé au moment opportun et une participation interactive est possible.

Accès aux applications liées au cœur de métier. Ce sont les systèmes tels que ERP et CRM, dans lesquels il est important d’offrir aux collaborateurs devant être occasionnellement impliqués une expérience utilisateur améliorée.

Accès aux fichiers personnels. C’est à cet endroit que les collaborateurs gèrent leur travail personnel et que se trouvent les fichiers personnels. »

Paul : « Comment impliquer le plus facilement possible les collaborateurs dans ces processus d’entreprise ? Cela vaut pour l’utilisateur régulier d’ERP, par exemple l’analyste financier qui doit pouvoir accéder aux données financières, mais aussi pour l’utilisateur occasionnel dans les processus structurés, tel que les managers qui doivent émettre des approbations et prendre des mesures sur la base de notifications.

Teams comme point d’entrée

Microsoft Teams permet de fournir un point d’entrée unique. Nous connaissons principalement Teams en tant qu’instrument de collaboration, mais il peut également servir de workhub central, un instrument permettant d’organiser l’espace de travail numérique.

Grâce à cette solution, vous pouvez combiner plusieurs autres avantages qui mettent l’accent sur votre collaborateur, et non sur votre technologie. Toutes les informations proposées sont entièrement personnalisées afin de répondre aux besoins du collaborateur, selon sa fonction, son rôle et ses préférences. Vous pouvez automatiser au maximum les services. 

Aujourd’hui, l’automatisation est déjà présente dans les outils individuels, mais de nouveaux formats, tels que les robots ou assistants virtuels, y font leur apparition. Ceux-ci répondent automatiquement aux questions standard et envoient uniquement des tickets aux services compétents. Toutes les communications (appels, chats et réunions) peuvent avoir lieu au sein d’un seul et même système, ce qui élimine tout besoin d’outils séparés. En appuyant simplement sur un bouton, vous pouvez envoyer une question à votre collègue qui a publié un message. De plus, des flux de travail organisés sont implémentés dans le workhub, notamment l’approbation de factures ou d’une communication que vous souhaitez publier. Grâce à ces tâches et notifications optimisées, l’ensemble du processus a lieu au sein du hub et aucun autre outil, tel que les courriels, n’est nécessaire.

Dernier point, mais non des moindres, la sécurité et la conformité (par exemple le RGPD) sont également intégrées pour garantir un traitement contrôlé des informations et des données. Il est possible de sécuriser des informations afin de les rendre non téléchargeables ou d’ajouter des couches d’authentification. »

Serge : « C’est en fait très simple. Vous travaillez constamment au sein de votre outil de communication. Désormais, tous vos autres applications, accès et informations sont disponibles dans un seul et même hub. Outre les applications standard de Teams, vous pouvez également connecter d’autres plateformes EE, telles que Microsoft Viva, SAP Work Zone et ServiceNow Quebec. Dans bien des cas, les entreprises disposent déjà de cette technologie en interne. »

Se fonder sur une vision de l’espace de travail numérique

La technologie est au cœur de l’espace de travail numérique de demain. Serge : « Avoir une bonne connaissance de celle-ci est une exigence fondamentale. Cependant, la technologie ne constitue que l’une des clés d’un espace de travail numérique efficace. En effet, le personnel, les informationset les méthodes de travail (ou processus) ont également un rôle à jouer. L’établissement d’une vision globale en ce qui concerne la direction que l’organisation veut prendre et la manière dont elle veut relever les défis futurs (tels que le travail hybride) s’inscrivent dans la feuille de route de l’expérience employé de delaware.

Outre cette vision, nous examinons également comment traduire la situation d’aujourd’hui en une méthode de travail de demain et quelles sont les étapes nécessaires pour y parvenir. Le résultat : un plan à moyen terme, qui est coordonné entre les différents départements et propose différentes voies. Nous définissons à l’avance un budget clair et un retour sur investissement. » C’est l’approche que nous avons adoptée avec notre client imec, qui emploie 4000 personnes dans le monde. »

nous avons contacté delaware en vue de développer une vision commune. - c’est ainsi qu’est né notre « espace de travail numérique », appelé imec Teams, qui est désormais utilisé par tous les collaborateurs d’imec - il forme le point d’entrée unique qui permet à tous les collaborateurs d’accéder à l’ensemble des actualités, des informations et des outils d’imec dont ils ont besoin pour effectuer leur travail - de plus, grâce aux possibilités de collaboration qu’offre Teams, nous pouvons désormais nous connecter plus efficacement avec nos collègues du monde entier
Katrien Marent, EVP & Chief Marketing and Communications Officer imec

« Chez delaware, nous possédons non seulement une grande expertise dans différentes technologies axées sur l’expérience employé, mais nous accompagnons également nos clients en matière de gestion du changement autour de ces changements (personnel, informations et méthodes de travail). Nous les guidons dans cette voie en déployant des ambassadeurs du changement, en gagnant l’adhésion de la direction et en soutenant la création du contenu, de l’apprentissage et des processus y associés. Nous disposons également de spécialistes dans ce domaine », conclut Paul.

Vous souhaitez aborder la question d’un hub personnalisé et d’un point d’accès unique aux informations, aux connaissances, aux services, aux outils et aux applications de votre entreprise ? Serge Desaranno et Paul Belsack se feront un plaisir de tout vous expliquer.