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27/09/2019

Chaque année, Bekaert, entreprise spécialisée dans les technologies du fil d’acier et des revêtements, doit renouveler environ 3 500 contrats avec des fournisseurs du monde entierPour mener à bien cette tâche de routine ardue, l’équipe des achats s’appuie sur les effectifs dédiés au numériqueLe résultat ? Une meilleure gestion du cycle de vie des contrats et de l’approvisionnement, et une baisse sensible du désintérêt et de la frustration au travail. 

Les origines du projet remontent à la série d’événements DEL20 de delaware sur l’innovation et la co-création, à la suite desquels Bekaert a exploré les possibilités de l’automatisation robotisée des processus (ARP) appliquée à l’administration. Après seulement six mois d'initiation et de pilotage, le déploiement fut lancé en Chine.

Du temps pour les initiatives à valeur ajoutée

« Nous avons énormément de fournisseurs partout dans le monde. Notre équipe d’approvisionnement consacre donc beaucoup de temps à la partie administrative de la gestion du cycle de vie du contrat et du processus d’appel d’offres », explique Robrecht Coucke, responsable des partenariats informatiques chez Bekaert.

« Ils doivent saisir et comparer de nombreux détails sur les fournisseurs et les contrats dans SAP et l'entrepôt de données. Ces tâches courantes nuisent généralement à la concentration et provoquent des occasions manquées lors des négociations. Lorsque les attributions de contrats sont retardées, le processus de commande perd en efficacité. Avec l'ARP, notre objectif est de réduire les efforts manuels et de libérer du temps pour les activités à valeur ajoutée. »

Se professionnaliser grâce à l'ARP

Autre problème : la façon dont les achats et les offres diffèrent dans le monde. Pour un acteur international comme Bekaert, le défi est de taille. L'ARP apporte une solution : chaque mois, le robot vérifie les contrats dans SAP deux mois avant leur date de validité, ou à un moment choisi par l'acheteur. Il produit ensuite un ensemble de rapports qui répertorie les détails des fournisseurs et des contrats (quantités d'articles, conformité du contrat, détails de qualité, coûts non planifiés, délais de livraison, nombre de réclamations, etc.) et compile toutes ces données dans un tableur Excel prédéfini. Une fois que le bot est prêt à télécharger les données dans la solution d'e-sourcing, il en informe l'acheteur.

Ce dernier peut passer en revue les informations, les adapter si nécessaire et autoriser le robot à soumettre une offre. Le robot lance ensuite l'offre sur la plate-forme d’e-sourcing et configure les fournisseurs concernés, conformément aux instructions de l’acheteur. L'acheteur intervient ensuite pour valider et sélectionner les parties prenantes en interne, puis envoie une invitation chaque participant.  

Réduction des coûts, conformité et précision

« Grâce à l’automatisation de ces tâches, l’équipe d’approvisionnement peut examiner de plus près ses contrats opérationnels », ajoute Robrecht. « Cela lui permet de se concentrer sur les résultats et les négociations plutôt que sur la préparation et l'administration. De cette façon, nous réalisons des économies tout en optimisant la qualité. En outre, l'ARP nous permet de nous assurer que partout dans le monde, chaque négociation contractuelle est conforme aux processus internes. »

 Lorsqu'un contrat a été attribué à un fournisseur, l'ARP continue d'ajouter de la valeur en téléchargeant toutes les informations relatives à l'objet de l'attribution dans SAP. Robrecht poursuit : « Chaque détail du contrat - coordonnées, prix et conditions - sera exact et à jour dans notre système de données de référence. Ainsi, nous aurons la certitude que les bons de commande et les factures seront corrects dès la première fois. De plus, la précision des données de référence nous permet également d'automatiser les processus de création de bons de commande et de factures. »

« La coopération entre delaware et Bekaert renforce l'utilisation de la robotique dans notre processus d'approvisionnement. Après seulement six mois d'initiation et de pilotage dans le cadre du DEL20, le déploiement dans les régions de Bekaert est désormais programmé. Il a déjà commencé en Chine »

- Ton Geurts, vice-président directeur de la chaîne d'approvisionnement chez Bekaert

Voir plus loin que les achats

Les achats n'étant pas le seul processus administratif comportant des tâches répétitives et routinières, Robrecht voit également beaucoup de potentiel dans les domaines des ventes et de la finance. Robrecht ajoute : « La beauté de l'ARP réside dans sa capacité à imprimer un changement progressif. Elle peut être introduite pour automatiser des tâches individuelles, puis être développée au fur et à mesure que les gens se familiarisent avec son processus. » 

Cela signifie-t-il que les machines remplacent les effectifs ? « Absolument pas. Comme je l'ai expliqué précédemment, le robot dédié aux achats prend en charge la préparation et l'administration, tandis que les acheteurs peuvent consacrer du temps à leurs tâches d'approvisionnement et de négociation. C’est juste « mieux ensemble », conformément à notre scénario de base », conclut Robrecht.

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